IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO:

CONSIDERACIONES:
DEFINICIONES:
PRINCIPIOS:
FINALIDADES DEL TRATAMIENTO DE DATOS:
DERECHOS DE LOS TITULARES:
DEBER DE INFORMAR POR PARTE DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO:
DEBERES DE LOS RESPONSABLES DEL TRATAMIENTO:
PROCEDIMIENTO PARA QUE LOS TITULARES PUEDAN EJERCER SUS DERECHOS:
FECHA DE APROBACIÓN DE LA ACTUALIZACIÓN POLÍTICA:

IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO:

Fiel a tu Estilo S.A.S. es una Sociedad Comercial identificada con NIT. 901.689.769, domiciliada en la ciudad de Bogotá D.C., ubicada en la dirección AK 13 No. 77-12, con correo electrónico fielatuestilosas@gmail.com, con teléfono: 321-450-1791, la cual, en cumplimiento de la implementación del principio de responsabilidad demostrada, expide el siguiente «Manual de Políticas y Procedimientos para el Tratamiento de Datos Personales».

1.CONSIDERACIONES:

La Constitución Política de Colombia establece en su artículo 15 que «Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en los bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas. En la recolección, tratamiento y circulación de datos se respetarán la libertad y demás garantías consagradas en la Constitución», y en su artículo 20 que «Se garantiza a toda persona la libertad de informar y recibir información veraz e imparcial… el derecho a la rectificación en condiciones de equidad».

De acuerdo con lo anterior y en cumplimiento de la ley 1581 de 2012 (disposiciones generales para la protección de datos personales), el decreto 1377 de 2013 (por el cual se reglamenta parcialmente dicha ley), el decreto 886 de 2014, el decreto 1074 de 2015 y el Título V de la Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio y/o aquella normatividad que la complemente, Fiel a tu Estilo S.A.S., ha establecido la presente política para el tratamiento de los datos personales para sus potenciales clientes, clientes, proveedores y empleados, que permite realizar operaciones en su tratamiento de datos personales tales como recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión, y velar porque los encargados y responsables den cabal cumplimiento a dicha política.

2.DEFINICIONES:

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales. Para los efectos del presente documento se entiende como Titular(es) a los potenciales clientes, los clientes y los proveedores.

Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento. Para los efectos del presente documento se entiende como Base(s) de Datos aquellas que contienen información personal referente a los potenciales clientes, los clientes y los proveedores.

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos. Para los efectos del presente documento se entiende como responsable del Tratamiento a Fiel a tu Estilo S.A.S.

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento. Para los efectos del presente documento se entiende como Titular(es), a los potenciales clientes, los clientes y los Proveedores.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

Dato sensible: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular, y en caso de ser importante para un tercero, tendrá que pedirse autorización espacial.

Dato semiprivado: Es el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas, como el dato financiero y crediticio de actividad comercial o de servicios.

Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o Encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de estos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.

3.PRINCIPIOS:

El presente «Manual de Políticas y Procedimientos para el Tratamiento de Datos Personales» se basa en el cumplimiento de los principios rectores de ley de: legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad, confidencialidad y responsabilidad demostrada.

Los anteriores principios se cumplen, debido a que Fiel a tu Estilo S.A.S., cuyo objeto social es la fabricación y comercialización de prendas de vestir, requiere los datos personales solicitados a clientes y/o proveedores, almacenados y utilizados, con propósitos pertinentes y adecuados para la finalidad legítima del ejercicio de su operación. Todo lo anterior conforme a la normatividad vigente y bajo los lineamientos generales de protección de datos personales previstos en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.

Dicho tratamiento se realiza con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular (potencial cliente, cliente, colaboradores y proveedores), y los datos no pueden ser divulgados sin previa autorización de acuerdo con lo establecido en el presente manual y en el Aviso de Privacidad. Asimismo, la información debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible, y sobre todo no pueden ser datos que induzcan al error. El Titular puede solicitar información acerca de la existencia de sus datos; de igual manera, dicha información debe ser manejada con las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad y confidencialidad a los registros, al evitar adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento, incluso después de finalizada su relación comercial entre Fiel a tu Estilo S.A.S. y el titular.

4.FINALIDADES DEL TRATAMIENTO DE DATOS:

Fiel a tu Estilo S.A.S. hará tratamiento de los datos personales conforme las siguientes finalidades:

Actualizar y administrar la información de contacto.

Lograr una eficiente comunicación sobre nuestros productos y servicios, a través de los diferentes medios utilizados por nuestra compañía tales como el telemercadeo o envió de la información física y electrónica.

Informar sobre nuestros productos y/o servicios.

Dar cumplimiento a obligaciones contraídas con nuestros clientes, proveedores y empleados.

Consultar información de fuentes públicas y listas vinculantes de posibles clientes, clientes, proveedores y colaboradores de acuerdo con las Políticas y normas referentes a SAGRILAFT y PTEE[1].

Para efectos de sondeo de mercado.

Evaluar la calidad de servicio.

Realizar campañas promocionales sobre nuestros productos y/o servicios.

Cumplir con nuestras políticas internas y con la normativa expedida por los entes de control, sobre el conocimiento de potenciales clientes, clientes y proveedores, para la adecuada administración del riesgo en la prevención y control del lavado de activos y la financiación del terrorismo.

La atención de solicitudes, quejas y reclamos.

Para consultas, revisión y reportes en bases de datos relacionados con las políticas del Sistema de Autocontrol y Gestión del Riesgo Integral de Lavado de Activos, Financiación del Terrorismo y Financiación de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva.

Para el análisis y consultas relacionadas con el Programa de Transparencia y Ética Empresarial.

Evaluar y certificar procesos internos.

En general para todo proceso y actividad relacionada con el objeto social de la compañía y el mejoramiento de sus procesos internos.

Atender requerimientos de la autoridad competente en temas específicos.

5.DERECHOS DE LOS TITULARES:

Los Titulares de la información, en ejercicio de los derechos que les otorga la Constitución y la Ley referente con el tratamiento de datos personales, podrán:

Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.

Solicitar prueba de la autorización.

Ser informado sobre el uso de los datos.

Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio –SIC- quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley.

Revocar la autorización y/o solicitar supresión del dato —que procederá cuando la SIC lo haya determinado—.

Acceder en forma gratuita a sus datos.

6.DEBER DE INFORMAR POR PARTE DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO:

Fiel a tu Estilo S.A.S. tendrá el deber de cumplir con informar al titular lo siguiente:

El Tratamiento al cual serán sometido sus datos personales y la finalidad del mismo.

Derechos que le asisten como titular.

Identificación, dirección física o electrónica y teléfono del responsable del Tratamiento.

7.DEBERES DE LOS RESPONSABLES DEL TRATAMIENTO:

Son deberes de los responsables del tratamiento de datos:

Garantizar al titular el derecho de hábeas data, es decir su derecho a conocer y rectificar la información guardada.

Solicitar y conservar copia de la autorización otorgada por el Titular.

Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.

Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado fraudulento.

Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y compresible.

Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.

Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.

Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente los datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley.

Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respecto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.

Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley.

Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley, y en especial para la atención de consultas y reclamos.

Informar al Encargado del Tratamiento cuando en determinada información se encuentre en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.

Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.

Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

8.PROCEDIMIENTO PARA QUE LOS TITULARES PUEDAN EJERCER SUS DERECHOS:

Conforme en lo dispuesto en la normativa, los Titulares de la información podrán ejercer su derecho a conocer, actualizar, rectificar o suprimir información contenida en la base de datos.

El área responsable de la atención de peticiones, quejas y reclamos es la de Servicio al Cliente, la cual puede ser contactada a través de los siguientes canales:

Correos electrónicos: lanasynudossweaters@gmail.com o pqrfielatuestilo2024@gmail.com .
Telefónicamente: (+57) 321 450 1791.
Comunicación física: En la ciudad de Bogotá D.C.:
Centro Comercial Los Héroes (Local 1).

Av. Carrera 20 # 77-12 Local 83-84.

Centro Comercial Los Héroes (Local 2).

Av. Carrera 20 # 77-16 Local 80

Centro Comercial Mazuren:

Local 1-76, Autopista Norte # 152-46.

CONSULTAS: una vez se reciba la solicitud de información, Fiel a tu Estilo S.A.S. procederá a revisar el registro individual del Titular y procederá a dar respuesta en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

RECLAMOS: el reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al responsable o al Encargado del Tratamiento, canalizada a través del Área de Servicio al Cliente, anexando la documentación necesaria para evaluar el caso. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Si transcurren dos (2) meses desde la fecha del requerimiento inicial sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga «reclamo en trámite» y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. El término máximo para atender el reclamo debe ser de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuese posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará.

9. FECHA DE APROBACIÓN DE LA ACTUALIZACIÓN POLÍTICA:

Este Manual fue elaborado por la Gerencia y aprobado por el Representante Legal Principal de Fiel a tu Estilo S.A.S.

El presente MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES entra a regir a partir del 12 de noviembre de 2024, derogándose de esa manera las reglas anteriores.

SAGRILAFT: Sistema de Autocontrol y Gestión del Riesgo Integral de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo.

PTEE: Programa de Transparencia y Ética Empresarial.